寿险总部档案管理
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正文
采购邀请书
尊敬的供应商:
****对“****************”进行采购,诚邀贵司参加响应。
项目背景
****采用档案存储集中外包项目管理模式,本次就档案存储及整理供应商进行采购。为公司总部档案进行集中管控,提供文档管理服务,开展日常监控与管理。
*、采购需求
服务范围包括,利用符合国家档案保管标准的库房、人员和资产(包括不动产、计算机硬件、计算机软件包括授权软件),对管理类、财务类档案进行文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,整个流程所引发的技术和管理等相关服务,服务过程中响应人有义务按照我司的需求和标准设定、优化流程和技术。
*、采购数量
委托寄存保管档案约***箱,尺寸:**********,预估今年增量***箱。服务内容包括文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等,须确保服务质量满足准确、完好、及时、高效、安全、便捷等要求。
*、服务要求
(*)运营能力要求
*.有开展全国范围、区域范围内档案存储外包服务的能力;
*.具备符合管理要求的档案库房,容量能够满足我司业务需求的持续增长,且能够持续提供存储服务和整理服务;
*.各项服务应有具体的实施方案、规范的业务操作流程及服务标准、服务承诺保障方案等;
*.对于存储保管的档案需要有安全保障措施方案和定期维护措施,包括但不限于信息安全管理机制、售后机制、应急预案及定期演练计划、异地灾备方案(需有本地或异地备份库房,必要时提供**小时紧急转移)、库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制等,确保我司档案的完好性、保密性、安全性;
*.具有完善的管理体系:体系认证包括*******质量管理体系认证、********环境管理体系认证、********信息安全管理体系认证、********职业健康安全管理体系认证、********业务连续性管理体系认证及********信息技术服务管理体系,需提供证明资料(或同等管理体系认证);
*.具有专业的资质及荣誉:资质包括高新国家级高新技术企业认证、中国档案学会理事单位、档案中介服务机构备案资格、劳务派遣经营许可证、文档管理和档案库房环境管理相关的系统软件著作权登记证书等,专业资质需提供证明资料(或同等专业资质);
*.具备与金融行业的合作案例经验。(需提供合同起始日期为****年*月*日至今,全国金融行业总部签订的文档寄存项目案例,服务区域需包含****地区);
*.库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制:包括库房管理制度、员工签订保密协议、取得上岗培训证书、保密工作岗位业务培训证书等情况;档案外包服务供应商负责做好寄存档案的保密工作签订保证协议,需提供证明资料;
*.具备各项服务的实施方案、业务操作流程及服务标准。
(*)库房建设及管理要求
*.根据《档案馆建筑设计规范》的*防要求,库房及相关设备需要满足*防标准,具备包括防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防高温等管控措施;
保管库房门应当采用金属防火防盗门,密封性良好。做到办公、保管、阅卷等配套工作用房分开设置。库房结构为混凝土硬顶结构;
防火:档案库区配备火灾自动报警系统和消防灭火系统;
防盗:库房外围配备视频安防监控系统功能,监控保持不低于**天,**小时不间断保安,定时巡逻;库区内设置有可授权的电子门禁系统,配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案存储空间及门窗等无监控死角,视频监控系统应由专人负责,定期检查视频监控系统;
防高温防潮:库区配备空调系统和除湿机,在****平米内库房配备不低于*个空调和*个除湿机,并能提供温湿度记录;库区温度应能够恒定保持在**-**度之间,湿度保持在**-**度之间,定时向甲方提供温湿度记录;
防光:库区窗户封闭式,并做防光涂层处理,库房照明符合档案馆照明建设标准;
防尘:档案库区内墙面光滑整洁,地面坚硬耐磨,定期清扫保持清洁无尘;
防鼠防虫:库区所有进出使用*扇大门,其余大门设为常闭式等设施,定期放置粘鼠板、每月提供专业消杀公司消杀定点投药,并出具专业消杀报告进行灭菌灭虫处理,具备第*方专业消杀公司每月出具相关报告。
*.响应人应具有跨区域的备援仓储中心,并能提出合理有效的危机处理方案。
(*)档案保管服务要求
响应人在提供档案保管服务过程中,必须实现:
为我司提供档案首次入库、日常入库等服务。建立完备档案管理制度,确保我司的档案在双方有序、有效和安全地相互交付;
为我司提供档案安全存管服务,保管寄存档案应当采用重型货架存储模式和封箱上架形式长期保管;
为我司提供档案日常档案利用服务,包括档案的普通调阅、紧急调阅、节假日特殊调阅、远程调阅等服务;
为我司提供档案保管所需档案箱、条码、锁条等相关必备物料;
能够为我司提供档案上、下架等服务;
为我司提供其需要的其它相关档案管理服务。
档案整理要求
整理人员负责对新增档案的按照要求进行整理、装箱、制作清单、登记锁条编号等操作。
(*)系统建设需求
响应人应建立并向我司提供完备的档案管理系统,满足日常档案管理订单、数据查询、统计分析等各项管理要求。
(*)服务时效要求
*.普通调阅、调阅回收、文档箱派送及收箱
本地当日**点前下达指令,次工作日内送达或回收。
工作时间外或节假日派送
本地当日**点前下达指令,次工作日内送达或回收。
*.紧急时效调阅
*小时内送达。
*.原件现场查阅
可提前*个工作日预约下架,次工作日到库房现场查阅。
上架新箱入库在*个工作日内完成上架工作。
(*)运输服务要求
响应人需专人专车提供档案运输服务。
(*)项目人员要求
配备*名项目经理,需具备以下资质:本科(含)以上学历、拥有档案局或档案学会颁发的档案管理上岗证证书、档案管理相关职称证书(助理馆员(含)以上)、***项目管理证书,需提供证明资料;
服务团队主要人员需要取得档案管理相关培训证书、资格证书,经过保密教育相关培训,需提供证明资料。
(*)增值服务
提供免费销毁服务,免费提供系统使用及*个账号使用。
(*)其他要求
各存储中心管理标准统*,档案保管品质满足要求。
本项目结算具体费用以档案保管、档案调阅、档案箱物料购买等实际发生费用据实结算。各项目费用标准在报价单中明确,年度预付结算。
*、供应商资格条件
(*)为合法注册的法人、其他组织或自然人,并具有独立承担民事责任能力;
(*)与公司交易前*年内,未发现其列入严重违法失信企业名单;
(*)与公司交易前*年内,未发现其列入经营异常名录。
*、结算方式
本项采购最高限价:**,***元整,含税、服务费、运输费、安装费等*切费用。实际费用支付据实结算。
*、采购程序
(*)采购方式
根据公司有关采购管理规定,采用竞争性采购方式。
(*)成交供应商数量
拟成交供应商数量为*家。
(*)评审方法
根据公司有关采购管理规定,采用综合评分法。
(*)评审原则
1.评审过程将遵循“公平、公正、择优”的原则进行;
2.评审严格按照采购文件的要求和条件进行。
*、应征要求
(*)应征文件内容
*.供应商报名
报名截止时间:****年*月*日,下午**点。
报名所需材料:
(*)提供营业执照扫描件并加盖公章;
(*)提供质量管理体系认证;
(*)提供合作案例经验。
(*)应征文件编制
应征文件为电子文件:
电子应征文件为纸质应征文件正本的彩色扫描件,应清晰完整体现纸质应征文件正本内容及公章。
1.报价文件:报价文件模板。
2.商务文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
3.技术文件:根据采购项目评审表,提供相关证明材料扫描件并加盖公章。
(*)应征文件递交要求
1.应征文件递交截止时间
****年*月**日,下午**点。
2.应征文件递交方式
应征人需在截止时间内,登录平台确认参加本次项目、下载采购文件,并按照采购文件要求上传电子应征文件。
Ⅰ:太保寿险采购电子化管理平台”网址:****://********.****.***.**/。
Ⅱ:注册流程请参考平台首页《电子化采购平台供应商操作手册》。
如有问题请拨打在线客服:***-********。
(*)采购项目联系人
采购联系人:****,***-********。
需求联系人:黄老师,***-********。
附件:*.报价文件模板
*.采购项目评审表
*.采购合同模板
****
****年*月**日
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