*、项目基本情况

*. 项目名称：****大学档案馆纸质档案数字化扫描；

*. 项目编号：常大询[****]****号

*. 项目地点：****大学科教城校区文彰楼*楼；

*. 项目概况：为进*步提升****大学档案馆档案信息化建设水平，本项目将对馆藏纸质档案进行数字化扫描加工。项目内容包括但不限于：馆藏档案扫描、图像处理、***识别、数据挂接、数据备份等，数字化扫描量不少于***页；具体内容详见采购项目内容及要求。

*. 项目工期：自收到采购人通知后*日内进场，自进场加工之日起**日内完工。

*、项目总价：**元

*、单价最高限价：*.**元/页（超过最高限价的报价为无效）

*、投标人资格要求

（*）*般资格条件：

*. 具有独立承担民事责任的能力；

*. 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

*. 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

*. 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

*. 参加****活动前*年内，在经营活动中没有重大违法记录；

*. 法律、行政法规规定的其他条件；

*. 未被“信用中国”网站（***.***********.***.**）或“中国****网”网站（***.****.***.**）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、****严重失信行为记录名单；

*. 单位负责人为同*人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商（包含法定代表人为同*个人的*个及*个以上法人，母公司、全资子公司及其控股公司），不得参加同*合同项下的采购活动；

（*）其他资格要求：

*. 投标单位应具备档案数字化加工或数据处理的相关营业执照和资质；

*. 投标单位通过质量管理体系认证（*******）；

*. 在****年*月*日以来完成过高校档案数字化类项目*项，请提供合同复印件并加盖公章，注明采购单位及工作量；

*. 本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。

*、采购项目内容及要求

（*）应遵循的业务标准

《中华人民共和国档案法》（****年国家主席令第**号）

《中华人民共和国档案法实施办法》（国务院令第***号）

《档案服务外包工作规范 第*部分：档案数字化服务》（**/* **.*-****）

《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔****〕*号）

《高等学校档案管理办法》（教育部令第**号）

《电子文件归档与电子档案管理规范》（**/* *****-****）

《档案分类标引规则》（**/* *****-****）

《档案著录规则》（**/* **-****）

《纸质档案数字复制件光学字符识别（***）工作规范》（**/* **-****）

《纸质档案数字化规范》（**/* **-****）

《归档文件整理规则》（**/* **-****）

《****大学档案管理工作暂行办法》（可在“****大学档案馆”网站---“法规制度”---“学校制度”进行查阅）

（*）主要环节与质量要求

档案数字化主要环节包括：调档交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、整理装订、质量自检、档案归还、数据拆分与挂接、数据备份、数字化成果移交等，加工过程中要确保档案及其档案信息的安全保密。

*. 调档交接：供应商应指定专人按照对需要进行数字化加工的档案调档，并与甲方*起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。

*. 档案前处理：在扫描之前，必须逐份对档案进行检查核实，并查看有无缺页、漏号、重号等整理不规范现象，并进行相应修改；对折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理，确保档案数字化质量；对有装订物的档案，应拆除装订物，拆除时应注意保护档案不受损害。

*. 档案扫描

（*）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应规格的专业扫描仪进行扫描，对过薄、过软的档案资料，扫描单位需使用平板扫描仪扫描；对超厚的档案资料，扫描单位需使用*边界扫描仪扫描，确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤。扫描以***格式扫描，扫描完再合并*份***格式，并做***识别。

（*）采用全彩色模式进行扫描，分辨率不低于******，其中录取名册分辨率不低于******，均保持原档方向。如遇字体较小、密集、清晰度较差等情况，须提高分辨率。

（*）根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

*. 图像处理：图像资料和原档案页码顺序需要*致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。

（*）旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；

（*）去污。遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；

（*）图像拼接。对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为*个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；

（*）字迹洇透。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

（*）深浅不*。图像深浅不*时，采用平衡功能，调整图像深浅*致；

（*）裁边处理。对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少*至*毫米处裁剪图像。

*. 整理装订：在完成扫描后，要按档案保管要求重新装订。装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、整齐、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

*. 图像数据质检

供应商应指定专人对加工数据进行自检，内容如下：

（*） 对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；

（*）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正；

（*）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不*致时，须及时进行调整；

（*）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；

（*）填写《自检报告单》，记录自检结果和处理意见。

中标方经过自检后，认为档案前处理质量已经符合规定要求的，须及时提交给甲方进行质检。

*. 档案归还：应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐份清点与检查，如发现丢失、损坏、涂改等应申报****大学档案馆进行处理；如遇顺序错误、文件颠倒等情况，要重新进行处理。

*. 数据拆分与挂接

（*）本项目中，成绩单归档整理时以班级为单位成*件，为方便检索与利用，供应商在数据处理与数据挂接时需以学生个人为单位进行分件操作；学校发文要将正文与发文稿纸及其他内容进行分件处理与挂接。

（*）数字图像须准确挂接到****大学档案馆档案管理系统（南大之星多媒体档案网络管理软件）；将双层***格式文件上传到对应的相关条目下，如系统无相应文件条目，则先输入对应目录并上传；

（*）数据关联以目录数据库为依据，将每*份文件扫描所得的*个或多个图像存储为*份图像文件。将图像文件与目录数据库中该份文件的档号*对*挂接；

（*）逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的*致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正；

（*）填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每*份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否*致，不*致时应注明具体原因和处理方法。

*. 数据备份与移交：为保证数据安全，经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。要求对***格式和双层***格式均进行备份，每个格式分别用磁盘进行双备份并移交给甲方。

（*）安全保密

本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和甲方保密要求。供应商应制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

*. 供应商应履行下列保密义务：

（*）不得泄露、公开或传播甲方的保密信息。

（*）不得以任何方式将甲方的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外；

（*）非经甲方允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏；

（*）在开发过程中对数据的处理方式应事先得到甲方的许可；

（*）未经甲方书面许可，不得对有关保密信息进行修改、补充、复制；

（*） 加工电脑的***口必须屏蔽，不得将保密信息以任何方式（如*-****、优盘复制等）携带出甲方规定的场所。

*. 供应商需与甲方签订保证档案实体和档案信息安全的《安全保密协议书》，参与本项目的工作人员签订《保密责任书》；所有加工工作人员的身份证及相关证件复印件须交甲方审核备案。

*. 保证档案安全。在甲方指定的区域、时间范围内进行数字化加工，不得涉及其他场所，进出工作区域时需要*人以上同时行动，不能从事与本项目无关的业务；加工地点内严禁进食、吸烟和任何火源。

（*）项目验收

*. 项目完成后，甲方组织相关人员验收供应商完成的电子档案数据，验收由甲乙双方共同进行。

*. 以抽检方式进行数据验收，抽检比率在**%-**%之间。质检内容符合下列范围的，标记合格，否则不合格。

档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率≤*‰；

扫描图像：漏扫率≤*.*‰；

图像质量：图像质量情况完好率**%；

***识别准确率：对印刷体的识别准确率在**%以上；

数据挂接：挂接正确率***%；

档案原始材料：***%不缺失；

其他项目：合格率≥**%。

当抽检部分的合格率达到**%以上（含**%）时，予以验收“通过”，当抽检部分的合格率低于**%，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

*. 验收完成后，供应商不得保存甲方任何电子档案数据，且加工场地的计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终归甲方所有。验收合格后，甲乙双方共同出具验收报告。

*. 本次档案数字化扫描项目实施过程中所涉及到的各类计算机、扫描仪及辅助设备、所需的系统、软件和硬盘等设备和相关耗材，均由供应商提供，并按双方共同商讨的实施时间方案完成人员的进场和所有设备的安装与调试。

*、报价方式

*. 本项目报价为全费用固定综合单价，应包括****文件所确定的采购范围相应服务的提供、人员（包括工资和补贴）、设备、办公场所及设施、保险、劳保、管理、各种税费、利润、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用，以及为完成该项服务项目所涉及到的*切相关费用，采购人不再支付其他任何费用。

*. 报价货币为人民币。

*、付款方式

*. 合同签订前，供应商以银行基本账户方式向采购方支付履约保证金（成交合同额的*%），履约保证金在项目完成并验收合格后无息退还。

*. 项目结束验收合格后付**%款项，验收满*年支付剩余**%款项。

*、评标

本次****，采用最低单价中标法，总价固定不变，单价最低中标；如单价报价相同，则现场抽签决定。

*、违约责任

*. 完成质量不符合要求的，甲方有权要求供应商进行重新处理，并达到规定质量要求，并承担发生的实际费用；

*. 中标单位延期完工的，责任应由供应商承担并补偿甲方由此而造成的误工损失费。

*. 供应商在加工过程中损坏或遗失档案，或档案携带出加工场地或私自拷贝、扩散甲方所有的档案，供应商承担由此给甲方造成的损害及损失，甲方将按照法律法规追究相应经济责任和刑事责任。

*、投标提交资料

*. 营业执照副本、税务登记证副本和组织机构代码证副本复印件（*证合*后只需提供营业执照副本）；

*. 报价人通过质量管理体系认证（*******），提供证明并加盖公章；

*. 在****年*月*日以来完成过高校档案数字化类项目*项，请提供合同复印件并加盖公章，注明采购单位及工作量；

*. 报价单（附件*）；

*. 项目实施方案。

以上材料密封、盖章，并加盖骑缝章。

**、投标材料递交时间

*. 报价材料递交截止时间：****年*月**日**：**

*. 报价材料递交地点：****大学科教城校区档案馆文彰楼***室

*. 本项目不集中组织现场勘察，投标单位如有需要，请自行联系勘察。投标单位自行做出的判断和决策由投标单位自行负责，且在成交后不得以未勘探现场为由向甲方提出其他任何要求。

*. 联系人：****

*. 联系电话：****-********

**、由该采购申请部门组成****评审小组，对投标报价单位报价进行评审后，确定中标单位。

附件*报价*览表

项目名称：****大学档案馆纸质档案数字化扫描

序号	类目名称	纸张规格	单价（元）	数量（页）
*	档案扫描	**、**
总价	*****元

注：（*）本表所指档案扫描包含扫描、图像处理、***识别、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份、档案还原等数字化全过程工作；

（*）投标单位根据总价自行核算数量，数量要求不少于***页。单价*数量=总价，例如：单价报价为*.**元/页，数量=*****元/*.**元/页=******页（注：数量应为整数）

（*）本项目包含少量**幅面，**、**同价。

（*）单价最高限价：*.**元/页（超过最高限价的报价为无效）。

投标单位（盖章）：

法定代表人或代理人（签字或盖章）：

日期： 年 月 日