为了加快学院档案信息化建设，现对“****职业技术学院档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目”方案公开征集，诚邀符合资格条件的机构参加报名。

*、项目名称

****职业技术学院档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案征集

*、项目目标

按照《高等学校档案管理办法》《****省数字档案室建设评价办法》《归档文件整理规范》（****/* ***-****）《纸质档案数字化规范》（**/* **-****）《纸质归档文件装订规范》（**/* **-****）《档案著录规则》（**/* **-****）《档号编制规则》（**/* **-****）《电子档案移交接收操作规程》（**/* **-****）等相关文件要求，需完成档案整理、分类、编码、盖归档章、录入、档案扫描、目录数据库建立、图像处理、数据挂接、数据验收、数据存储、数据备份、装盒装订、打印目录等工作，完成符合标准的国家档案局、****省档案局和****市档案局档案信息化建设。

*、项目内容及要求

（*）项目内容

*.归档整理工作：包括业务、文书等档案组卷分类、整理、编码、编目、档号章加盖、数字化扫描、录入、装订装盒、上架等工作，并要符合国家、省、市档案局相关文件规定要求。

*.档案数字化制作：根据原始实体档案情况分别进行目录拟写、著录，录入计算机形成电子目录，建立对应图像数据的目录数据库，并与档案图像数据挂接建立对应关系，按档案编定的次序逐件逐页拆卷后使用扫描仪进行扫描，形成与档案实体实际页面**对应的数字图像，再进行数据审核和备份，并符合《纸质档案数字化规范》（**/* **-****)要求。

*.档案管理系统功能完善：按照国家档案局《电子档案管理系统基本功能规定》及《****省数字档案室建设评价办法》文件要求，升级完善档案管理系统功能。

*.专业档案盒：采用无酸牛皮纸制作，应符合《归档文件整理规范》（****/* ***-****）要求。

*.档案编研：应符合《全宗卷规范》（**/***-****)《全宗指南编制规范》（**/***-****)等文件要求。

（*）项目要求

*.安全性。档案数字化的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。业务、文书档案从档案室搬运开始，经过整理和数字化，最后归还档案室，整个过程要求保证档案不损坏、不丢失、不泄密。加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

*.原始性。按照业务、文书档案文件材料归档要求，对文书档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。同时，在档案数字化过程中，确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。

*.技术性。本项目原始档案资料及纸质材料数量较多，需形成海量扫描数字化数据。因此要对档案情况进行调查分析，确定应该使用的扫描设备，硬件和软件配置需能满足本项目需求。档案数字化格式成果数据需满足相关文件要求。

*.质量性。服务机构对承接的业务、文书档案，开展数字化加工工作，项目完成质量要达到《中华人民共和国档案法》和《机关档案管理规定》（国家档案局第**号令）等档案管理规定相关标准，符合****省档案馆及****市档案馆进馆数字化档案质量要求。

*、参与征集单位的资格要求及需要提供的资料

（*）资格要求

*.参与征集的单位必须具有独立法人资格、具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工类项目、有参加过类似设计项目经验，具有数字化加工资质《国家秘密载体印制资质》乙及或以上资质；

*.提供近*年在经营活动中没有重大违法记录书面声明、未发生过档案安全事故、泄密事件、无非法获取或非法持有档案、国家秘密载体等行为记录；

*.具有良好的商业信誉和健全的财务制度、具有依法纳税和社会保障资金的良好记录；

（*）报名资料

*.营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录

*.公司资质及简介

*.公司法人证书或委托书

*.项目实施方案（包含不公开、涉密材料方案）

*.项目预算明细报价

*.业绩材料及佐证材料（近*年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）

*.最近*个月完税证明

*.承诺函

*.其他材料

所有提交材料必须清晰明了，材料不清晰和未按照要求装订视为无条件放弃报名资格。文件需加盖单位公章，报名单位对所提供的所有资料真实性负责，提供虚假材料视为无条件自动放弃参与资格。

*、提交材料装订顺序

（*）材料目录

（*）公司资质及简介

（*）公司法人证书或委托书

（*）单位营业执照副本复印件和无重大违法记录声明、信用查询记录

（*）最近*个月完税证明

（*）业绩材料及佐证材料（近*年完成的项目案例中包含案例、合同复印件）

（*）项目实施方案

（*）项目预算明细报价

（*）承诺函

（*）其他材料

*、征集方案要求

（*）提供完整准确的项目可行性方案和报价方案（包括软硬件开发模块报价、数据服务报价等），本项目预算金额，根据单价（单位：元/页（条），含加工费、设备投入费、管理费、税费等*切费用）及实际完成数字化加工档案页数计算。方案制作要求具有商务部分、技术部分、报价部分。

（*）本次征集活动坚持自愿参与原则，无补偿费及奖励。各应征单位提供的设计方案必须是原创单位，并保证提交的设计方案不会侵犯任何其他人的知识产权。若发生由此造成的任何纠纷，*切法律责任由应征单位承担。本方案仅作为我校项目需求方案，我校有权使用所收集的方案中的相关信息，本项工作不作为后期招标中标相应承诺；凡参加本次设计方案征集的单位均被视为同意并接受本声明，无需书面或其他方式确认。

（*）本次方案征集活动最终解释权为****职业技术学院。

*、征集方式

*.采用上门交件、邮寄或电子邮件方式。

邮寄地址：****省****市经济技术开发区****新能源汽车科技城内****职业技术学院党政办

电子邮箱：*********@***.***（邮件主题注明：档案整理、数字化加工及档案管理系统功能完善项目方案）

*.征集时间：****年*月**日-*月**日

*.项目联系人及电话：****，****-*******；***********。

****职业技术学院

****年*月**日